Da ging was schief.

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Foto: Yannik Mika auf Unsplash
12.01.2023
Besonderes elektronisches Anwaltspostfach
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Nach dem Kartentausch-Chaos

Der Austausch aller beA-Karten ist durch, Anwältinnen und Anwälte können ihre Karten noch bis zum 18. März 2023 aktivieren. Doch die Tauschaktion verlief nicht gerade reibungslos: Patzer beim Kartenversand, Chaos bei den Zuständigkeiten, keine Schnittstelle zur Kanzleisoftware. Anwalts- und Notarkammer machen auch die Anwaltschaft verantwortlich.

Seit gut einem Jahr gilt die aktive beA-Nutzungspflicht und schon ist das bekannte Signaturverfahren nicht mehr „state of the art“. Im Frühjahr 2022 hatte die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) deshalb die Einführung der Fernsignatur angekündigt, die allen Anwältinnen und Anwälten eine neue beA-Karte bescherte.

Fernsignatur, das heißt, Zertifikate für die qualifizierte elektronische Signatur werden nicht mehr direkt auf der beA-Karte gespeichert, sondern auf dem zentralen Server der Bundesnotarkammer (BNotK). Dafür musste die Zertifizierungsstelle der BNotK bis Jahresende 182.989 neue Karten sowie dazugehörige PIN-Briefe verschicken. Eine logistische Mammut-Aufgabe. Keine allzu große Überraschung war es also, dass der Tausch nicht ohne Pannen vonstattenging. Lieferengpässe bei den Chipkarten verzögerten den Start, dann jagte ein Unglück das nächste. Nun ist der Kartentausch zwar so gut wie durch, trotzdem sind nach der Aktion viele Anwältinnen und Anwälte enttäuscht von der holprigen Umsetzung durch BNotK und BRAK. Wie konnte die Aktion so schieflaufen?

Lieferengpässe, ungültige Links, fehlende PINs

Schon der Start der Tauschaktion im August 2022 lief nicht wie von der Kammer geplant. Da die ersten Zertifikate auf den beA-Karten bereits im September 2022 ungültig wurden, musste es – nach Lieferengpässen bei den neuen Karten – schnell gehen. Denn: Um die neue Karte aktivieren zu können, muss die alte Karte zwingend noch gültig sein.

Leider erwies der Weg zur Fernsignatur sich als lang und steinig: Anwältinnen und Anwälte sollten den Erhalt ihrer neuen Karte über einen Link bestätigen. „Da ist wirklich alles schiefgelaufen“, meint Ilona Cosack. Die Beraterin hat viele Anwältinnen und Anwälte beim Kartentausch unterstützt. „Zuerst wurden Aktivierungslinks über das beA gesendet. Die führten aber ins Leere, deshalb schickte man dann alles noch einmal per E-Mail. Aber dann waren die Links nicht wie versprochen 90 Tage gültig, sondern nur 30.“

Ihrem Ärger über die verpatzte Organisation machten Anwälte auch auf Twitter Luft: „BNotK, du kannst noch so oft behaupten, dass du meine neue Karte versendet hast und mir minütlich Mails schicken, dass ich die neue Karte registrieren soll. Ändert aber nichts daran, dass ich keine erhalten habe.“ Wer es schließlich geschafft hatte, eine neue Karte zu erhalten und deren Erhalt zu bestätigen, sollte dann einen weiteren Brief mit einer PIN bekommen, um sich mit der neuen Karte anzumelden – aber auch hier Pannen. Ein Nutzer teilte etwa auf Twitter mit: „Neues von der beA-Front. RAin bekommt PIN Brief von der BNotK für neue Karte. Leider wurde das Blatt Papier falsch in den Drucker gelegt. Somit keine PIN hinter der Tür.“

Weil die Registrierung so kompliziert ist, suchten viele Anwältinnen und Anwälte Hilfe bei der BNotK. Doch auch das erwies sich als schwierig. „Die Bundesnotarkammer war personell heillos überfordert – auch die Support-Hotline war total überlaufen“, erinnert sich Cosack. „Im September verloren dann die ersten 50.000 Karten ihre Gültigkeit. Und zwar zu einer ganz bestimmten Uhrzeit, die nur aus der Profilverwaltung ersichtlich war. Selbst wenn man sich am selben Tag noch einloggen wollte, um die Karte zu tauschen, war es zu spät. Das betraf ungefähr 5.000 Anwälte.“

„Nicht aufmerksam gelesen“: Kammern machen auch Anwälte verantwortlich

Gut. Bei einem solch gigantischen Projekt kann es schon mal ein paar Ausreißer geben, aber in dieser Größenordnung? Die BNotK sieht das Problem auch in der mangelnden Mitarbeit der Anwaltschaft. „Bei so komplexen technischen Prozessen und Beteiligung vieler verschiedener Akteure kann es in einzelnen Fällen zu Verzögerungen kommen“, so ein Sprecher der BNotK gegenüber Libra. „Manchmal sind es nur eine nicht gemeldete Kanzlei-Adresse oder ein Spam-Filter, die eine Zustellung erschweren.“

Ähnliche Argumente kommen von der BRAK: Man habe die Anwältinnen und Anwälte auf jedem erdenklichen Kanal informiert. Bereitgestellte Informationen seien allerdings nicht aufmerksam gelesen worden, so eine Sprecherin der BRAK gegenüber Libra. Für die zweite Runde des großen Tauschs am Jahresende habe die BNotK aber personell erheblich aufgestockt, gerade bei der überlaufenen Support-Hotline.

Keine Schnittstelle zur Kanzleisoftware

Pannen beim Kartenversand und das umständliche Aktivierungsverfahren sind die eine Sache. Das größte Ärgernis im Zuge des beA-Kartentauschs folgte für Anwältinnen und Anwälte aber erst nach dem Tausch: Sie mussten feststellen, dass eine geeignete Schnittstelle zur Kanzleisoftware fehlte. Als Konsequenz konnten tausende Anwälte nach dem Kartentausch plötzlich nicht mehr über die Software qualifiziert signieren. Für die alltägliche Arbeit mehr als ärgerlich, denn für jede qualifizierte elektronische Signatur mussten Anwältinnen und Anwälte die Software verlassen und das beA-Postfach über den Web-Client verwenden.

Hat hier die BRAK geschlafen? So jedenfalls der Vorwurf vieler Anwälte. Die Kammer hätte für eine Schnittstelle sorgen müssen, lautet die Kritik. Der Verweis auf den Webclient allein sei praxisfern und ein Versuch, sich aus der Verantwortung zu ziehen. Die BRAK hält dagegen. Für eine Schnittstelle zur Kanzleisoftware sei man nicht zuständig. Ihr Argument: man habe „die Pflicht, mit den Mitgliedsbeiträgen der Anwältinnen und Anwälte verantwortungsvoll umzugehen“. Die Fernsignatur anzubieten wäre technisch zwar möglich gewesen, so eine Sprecherin der BRAK gegenüber Libra. Man habe aber nicht „zum Softwareanbieter“ werden wollen. Auch die BNotK erklärte auf Nachfrage, es sei „alleine die geschäftspolitische Entscheidung des Softwareherstellers, ob er diese Funktionalität seiner Kundschaft anbietet.“

Die BRAK sieht also die Softwareanbieter in der Pflicht. Der Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr (SIV-ERV), der deren Interessen bündelt, kritisierte indes in einem Statement die mangelhafte Kommunikation. Man könne keine Schnittstelle bauen, wenn man über die Notwendigkeit und die Rahmenbedingungen nicht informiert werde. „Es ist davon auszugehen, dass der BNotK wie auch der BRAK bereits im Februar bewusst gewesen sein muss, dass spätestens mit dem Austausch der beA-Karten Handlungsbedarf (…) entstehen würde“, heißt es in dem Statement. Informiert worden sei der Verband aber erst im Juli. Und selbst danach sei die Kommunikation äußerst dürftig gewesen.

Ohne Fernsignatur geht es kaum

So oder so: Fest steht, dass die Leidtragenden des Zuständigkeits-Chaos‘ die Anwältinnen und Anwälte sind. Angesichts der aufwändigen Aktivierung der Fernsignatur fragen sich viele: War das eigentlich nötig? Der SIV-ERV meint nein: Die Umstellung auf  Fernsignatur sei weder gesetzlich noch technisch notwendig gewesen.

Auf Anfrage erklärte ein Sprecher der BNotK gegenüber Libra lediglich, das neue Verfahren entspreche dem Stand der Technik und werde auch für die Signaturkarten der Justiz verwendet. Der Umstieg auf Fernsignatur ermögliche es zudem, „die Signaturfunktion der beA-Karten weiterhin preisgünstig anzubieten.“

Allerdings ist die Signaturfunktion kein bloßer Service. Obwohl BRAK und BNotK darauf hinweisen, dass die Fernsignatur freiwillig ist, kann man im Anwaltsalltag faktisch kaum auf die qualifizierte elektronische Signatur verzichten. Sie wird immer nötig, wenn mit Behörden kommuniziert wird, wenn die Berufsträger nicht persönlich unterzeichnen oder bei Nutzung des Kanzleipostfachs. Die qualifizierte elektronische Signatur – darum wird man nicht herumkommen – wird über kurz oder lang Standard zumindest in den größeren Kanzleien werden.

Die einzige Alternative zur Signaturkarte der BNotK sind Karten von Drittanbietern. Das ist auch Cosacks Empfehlung, denn: „In vielen Fällen gelingt die Signatur mit der Karte der BNotK gar nicht, weil technische Fehler auftreten. Deshalb habe ich mir als Backup noch eine Karte von einem Drittanbieter organisiert.“

Hoffnung zum neuen Jahr: Softwarehersteller kümmern sich

Mittlerweile haben die meisten Softwareanbieter die technischen Voraussetzungen geschaffen, um die Fernsignatur mit der Kanzleisoftware zu verknüpfen. Ein gemeinsames Schreiben des SIV-ERV und der BRAK zum Jahreswechsel fiel betont versöhnlich aus, man hat sich zusammengesetzt. Es habe ein vermittelndes Gespräch gegeben, so die Vorsitzende des SIV-ERV, Andrea Brandenburg, bei dem auch Kritikpunkte diskutiert worden seien. „Wir wollten auf die BRAK zugehen“, betonte sie gegenüber Libra. Auch wenn es in der Vergangenheit Kommunikationsprobleme gegeben habe, wolle man in Zukunft besser zusammenarbeiten. „Was passiert ist, ist passiert, nun arbeiten wir an einer guten Lösung.“

Für alle Anwältinnen und Anwälte, die sich noch durch das aufwändige Registrierungsprozedere der neuen Karte kämpfen, hat die BNotK eine Fristverlängerung eingeräumt: Alte Karten bleiben, statt bis zum 31. Dezember 2022, nun noch bis zum 18. März 2023 gültig. Die neue Karte schnell fit zu machen, ist trotzdem sinnvoll. Denn qualifiziert signieren kann man mit der alten beA-Karte schon seit Anfang Januar nicht mehr. Sie ist nur noch für die Anmeldung im Postfach einsatzbereit.

Suggested Citation

Dahmen, Denise, Nach dem Kartentausch-Chaos, libra-rechtsbriefing, 12.1.2023, https://www.libra-rechtsbriefing.de/L/nach-dem-kartentausch-chaos/

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